Workflow: Mit Ablauflisten Qualität verbessern und Kopf frei halten

Ich erstelle mir Workflow-Listen. Was ist ein Workflow? Übersetzen lässt sich Workflow mit Auftragsdurchlauf, Arbeitsschritte, Arbeitsablauf. Es geht mir um einen standardisierter Prozess, einen vereinfachten Ablauf.

So etwas ähnliches macht man bei Merklisten für kleinere Dinge, die häufiger vorkommen. Also zum Beispiel wenn kurze Reisen anstehen, habe ich eine Liste, was alles mit muss, egal ob Geschäftsreise oder privat.

Welche Merklisten machst du dir?

Bei der Ablaufliste will ich das Beispiel meiner Zielbild-Videos nennen, die ich hier durchführe. Da gibt es auch einen bestimmten Ablauf. Das eine kann nicht getan werden vor dem anderen. So vergisst man nichts. Ich handhabe das so, dass ich erst einmal wenn die Idee geboren ist, wie ich damit umgehe, wie ich dann das Video erstellen werde, was dann alles ansteht, inklusive Upload.

Manche einfachen Merklisten wird womöglich hinterher in eine Reihenfolge gebracht. Die Liste mit den Dingen, die z. B. bei einer Reise in den Koffer sollen, könnte man auch danach sortieren, was ganz zuletzt in den Koffer muss und was schon vorher eingepackt werden kann.

Es gibt eine Verwandschaft von Merkliste und Einkaufsliste. Der Unterschied ist aber, dass bei der Workflowliste oder Ablaufliste die Reihenfolge von Bedeutung ist. Wenn die eine Aufgabe erledigt ist, kommt die nächste. Eine große Aufgabe ist, das Video aufzunehmen. Es braucht jedoch eine Vorbereitung und danach eine Nachbereitung. Aufnehmen, Schneiden, Hochladen und da gibt es verschiedene Zwischenschritte, die ich hier gar nicht erwähne.

Der Vorteil von Listen liegt darin, dass man nicht immer groß nachdenken muss, also seine kostbaren Gehirnzellenressourcen nicht immer wieder dafür bemühen muss, das Rad immer wieder neu zu erfinden. Die Prozesse sind klar. Man hält sich den Kopf frei für Wichtigeres. Ja, es geht auch schneller. Der wichtigere Aspekt ist, der Kopf ist frei für wichtigere Themen. Selbst wenn der Zeiteffekt nicht so groß wäre, das Wichtigere ist der freie Kopf.

Die Flexibilität bei einer Ablaufliste ist nicht starr im Laufe der Zeit, sondern kann und soll verändert werden, um den Ablauf weiter zu optimieren. Es reicht also zu Anfang erst einmal mit einer groben Merkliste oder gleich ein erster Entwurf einer Ablaufliste. So halte ich das auch. Ich ändere diese Listen ändere ich, wenn es sie zu ändern gibt.

Ein Beispiel ist auch die Steuererklärung, die nur selten durchzuführen ist, einmal im Jahr. Hier ist es hilfreich die wiederkehrenden Abläufe eines möglicherweise sich ändernden Formulares erst einmal so durchzuführen und möglicherweise anzupassen.